La Intranet como una herramienta de gestión

INTRANET MUNICIPAL COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN PARA EMPLEADOS Y CARGOS PÚBLICOS.

La intranet municipal facilita un entorno unificado de trabajo, permite fluidez en la comunicación corporativa con todos los departamentos, mayor colaboración de las partes, trabajo en equipo y ayuda a la automatización de procesos internos.

La implantación de la Intranet no es una tarea exclusiva de los técnicos informáticos. Muchas veces se piensa que, tratándose de software, hadware o comunicaciones sólo el personal especialista en este terreno tiene cabida aquí, pero no es así. Una intranet para Empleados Públicos va más allá. Es una herramienta de administración electrónica, de gestión y organización.

Si hablamos de Ayuntamientos, probablemente nos demos cuenta de que éste tipo de organización es una de las más complejas: presta servicios a la comunidad, gobierna de manera local, actúa como administración, es impulsor del cambio social…  A esta complejidad también sumamos un problema físico; la distancia entre las diferentes entidades municipales.

Debido a esto, cada día parece más claro que se necesita de un nexo de unión entre todas ellas, que permita agilizar respuestas adecuadas para los ciudadanos, en plazos y costes razonables.

Así bien, nos encontramos dentro de una problemática: tenemos diferentes equipos de trabajo, unidos por un tipo de organización integrada, pero están dispersos tanto física como funcionalmente, por lo que tanto objetivos como problemas son comunes.

Si pretendemos hacer evolucionar y avanzar en lo que se refiere a la propia entidad municipal, será desde dentro de la organización dónde se deba potenciar esta mejora. La solución se encuentra en su propia organización. Una intranet facilitará alcanzar este éxito.

Todos los equipos de trabajo deben aprender de éste y conocerlo, ya que una intranet aportará organización, distribución de conocimiento por parte de todo el equipo y ayuda a la sistematización.

• Transformar la gestión de información: la información será un conocimiento común a toda la organización gracias a este modelo organizativo en red.

• Se convertirá en una herramienta potencial en el entorno organizativo y apoyo a cada uno de los equipos hacia otros muchos grupos.

• Automatización del trabajo. Podrán gestionar las incidencias comunicadas por los ciudadanos.

• Conseguirás un entorno corporativo, cooperativo y lo más adecuado en aras de la flexibilidad, la versatilidad, la economía y la eficacia para traducir este trabajo en desarrollo, innovación y modernización

• Agilización de la prestación de servicios internos.

• Valor añadido para la administración pública y sus trabajadores.

Si todavía no te hemos convencido de que una Intranet es la mejor solución funcional para cubrir todas las necesidades sin moverse del puesto de trabajo…

¿Sabes que también ayudarás a tus empleados?

• Aprendizaje y mejora de todo el equipo de trabajadores.
• Organización y difusión de la información entre departamentos sin barreras físicas.
• Planificación y coordinación.

Además de ayudar a todos los trabajadores públicos de la entidad, una intranet, como hemos apuntado líneas más arriba, dispone de varios módulos base para cada una de sus ramas:

• Módulo funcionarios.
• Módulo departamentos.
• Módulos de partes de informática, material, incidencias.
• Módulo de envío de notificaciones masivas.
• Módulo de transferencia de archivos. Envío de archivos y solicitud de archivos.
• Módulo de noticias.

Actualmente, llevamos a cabo la intranet municipal de San Vicente del Raspeig,que más abajo podéis visualizar.

• Valor añadido en el trabajo cotidiano del personal técnico y administrativo.
• Que responda a problemas reales y concretos de sus usuarios.
• Que sea un sistema claramente orientado al usuario.
• Intranet ágil y flexible: actualización de contenidos en paralelo al cambio del entorno y de la propia entidad (a ser posible, se adelantará a estos cambios).

• Crear entorno de trabajo en equipo – la intranet se concibe como ‘proyecto colectivo’.
• Comunicación en red u online entre todos los empleados y departamentos.

Aquí te presentamos cómo se ve una Intranet por dentro, en concreto, la del Ayuntamiento de San Vicente del Raspeig. Una interfaz muy limpia e intuitiva que te facilitará el trabajo.

Nos hemos dado cuenta que gracias a una intranet, todos salimos ganando. Tanto trabajadores, gerentes y todas las jerarquías de la entidad, podrán encontrarse informados de las últimas novedades corporativas; hay mucha más flexibilidad en las tareas y la barrera física desaparece para dar paso a una integración completa de toda la entidad municipal.

Si todavía tienes dudas, ¿qué te parece si charlamos?

¡En TresTristesTigres estaremos encantados de ayudarte!